Sur le plan administratif, cette fonction comprend :

• le traitement et la gestion des appels téléphoniques ou l’accueil des visiteurs en personne et leur orientation vers les personnes appropriées

• la gestion du courrier et de la distribution interne du courrier

• l’organisation et la coordination des réunions, rendez-vous, voyages et déplacements

• la rédaction et la préparation de comptes rendus, rapports et présentations à l’aide de MS Office

• le suivi de la signature des documents et des contrats

• l’organisation et la structuration des informations et des documents sur les drives partagés du réseau

La gestion des fournitures de bureau (suivi du stock et commandes) ainsi que la coordination de l’entretien et de la réparation du matériel de bureau font également partie des responsabilités.

En matière de facturation, un système électronique de gestion est utilisé pour la réception, le tri et l’enregistrement des factures entrantes. Les factures doivent être vérifiées quant à leur exactitude et une collaboration avec les départements concernés est nécessaire afin d’obtenir à temps les validations requises pour le paiement.

En tant qu’Office Manager, il est attendu de vous que vous assuriez une communication fluide entre les collaborateurs, les clients et les fournisseurs. Cette communication doit pouvoir se faire en néerlandais, en français ou en anglais. Cela comprend également la traduction écrite de textes et d’e-mails ainsi que la traduction orale lors de réunions ou de conférences.

En matière de gestion des facilités, vous assurez en tant qu’Office Manager la coordination des services généraux (nettoyage, entretien des bâtiments, sécurité). Vous veillez également à la bonne organisation des événements internes et externes.